É sempre assim: o cliente senta à frente do cerimonialista, fornecedor ou assessor de eventos querendo contratar sua festa e entre outros ítens tem "ONDE SERÁ REALIZADO" o evento. De modo geral o local é escolhido pela capacidade, localização e beleza arquitetônica. Mas será que não está faltando levar em consideração outros fatores? 

 

Quem procura uma casa de festas, em geral, se preocupa com a decoração do ambiente, a localização e a qualidade do BUFFET. Muito justo. Mas você não deve se esquecer de checar se o local oferece condições mínimas de SEGURANÇA para abrigar seu evento e seus convidados. Afinal, por menos que agente deseje , acidentes acontecem  e, se o local não estiver preparado para que as pessoas saiam rapidamente, aquele momento festivo pode acabar em grande tristeza. Olhe o caso da boate Kiss.

 

Saiba que garantir um ótimo evento, seja este de qualquer categoria e qualquer porte, o mesmo passa por várias etapas e cada uma tem suas peculiaridades, mas todas visam um evento que seja benéfico para todas as partes. E quando se trata do público, um item não pode faltar para que todos aproveitem: a SEGURANÇA. Para ajudar seu planejamento, fique de nestas algumas sugestões:

 

- ALVARÁS DE FUNCIONAMENTO E LAUDO DO CORPO DE BOMBEIROS: Imagine ter que encerrar o seu evento logo no início porque o assessor de eventos, cerimonialista ou o proprio cliente se esqueceram de olhar se o local tinha alvará de funcionamento? Os responsáveis pelos salões de festas deverão divulgar para os clientes o número e a data de validade do alvará de funcionamento e da proteção contra incêndios. Tudo deverá ser impresso nos contratos e demais materiais de divulgação dos eventos. Ainda será necessário informar na porta de entrada do estabelecimento a capacidade máxima de pessoas que o local suporta. Se não estiverem em dia, seu evento tem grandes  chances de não acontecer, já que os órgãos fiscalizadores podem interditar o local a qualquer momento. Não cometa esta falta grave! 

 

- EXTINTORES DE INCÊNDIOS: Observe se o local possui extintores em todos os ambientes e se estão dentro do prazo de validade. No próprio equipamento deve estar afixada a data da última inspeção e quando será a próxima. Se esta já tiver passado (o intervalo é de 12 meses), significa que ele está vencido. Veja se eles não estão em locais obstruídos, o que dificulta o acesso em casos de emergência. Observe também se a quantidade é satisfatória para o tamanho da casa.

 

- LUZES DE EMERGÊNCIA: Pergunte se a casa possui luzes de emergência e, caso tenham, se estão todas funcionando, já que a maioria dos eventos acontece à noite. De preferência a estabelecimentos que possuem gerador (nos eventos que faço para grandes empresas eles não abrem mão de um gerador de energia). Assim, você não correrá o risco de a falta de luz interromper sua festa, mantendo a segurança de seus convidados. 

 

- PARTE ELÉTRICA: Antes de fechar o negócio, visite a casa pronta para uma festa, para identificar possíveis problemas como "gambiarras" elétricas com fios desencapados e tomadas inapropriadas ligadas ao equipamento de som ou à iluminação. 

 

- ACESSIBILIDADE: Verifique também as formas de acesso ao local. Cheque ainda o grau de acessibilidade dos portadores de deficiência física ao local, que se dá por meio de elevadores e rampas. Mesmo que não hajam cadeirantes ou pessoas com necessidades especiais na sua lista de convidados, a acessibilidade favorece a chegada dos idosos. Lembre-se também que como medida de segurança, público e equipamentos não se misturam. Avalie se o local possui espaço exclusivo para carga e descarga próximo ao palco e se a montagem não vai interferir na circulação dos convidados.

 

- SAÍDAS DE EMERGÊNCIAS: Leve em consideração também (muito importante) as saídas de emergências (ou com rotas de fugas) disponíveis e se elas realmente funcionam (se são grandes, bem identificadas e de fácil acesso). Observe também a presença de portas com dispositivos antipânico. 

 

- HIGIENE DOS BANHEIROS CONDIÇÕES SANITÁRIAS E ALIMENTAÇÃO: São dois elementos fundamentais para o público. Ninguém consegue se divertir em um evento se estiver com fome e com vontade de ir ao banheiro. Ao visitar o espaço antes da contratação, verifique se os banheiros estão em boas condições de uso, se o número atende confortavelmente o seu público, e ainda se é oferecido serviços de limpeza. Caso o local não preencha estes requisitos, você pode optar por alugar banheiros químicos e contratar um serviço externo de limpeza. Verifique também as condições da cozinha, principalmente se for usá-la para manipular os alimentos que serão oferecidos durante a festa. 

 

- SEGURANÇA: Em todos os sentidos. Primeiro investigue se o bairro possui uma estatística alta de número de assaltos ou roubos de veículos. Preze pela segurança dos seus convidados, mesmo do lado de fora do evento. A segurança do local também é composta pela equipe que ficará responsável pelo público antes, durante e depois do evento. Verifique também se o local vai te oferecer uma equipe de segurança suficiente para a capacidade de público. Caso contrário, opte por outro local ou por uma empresa terceirizada de segurança. Ficar sem, nem pensar!

 

- ACÚSTICA: Mesmo contratando uma boa empresa de som, você precisa verificar se o ambiente possui uma boa sonorização. Além disso, se o local for fechado e houver banda no seu evento, verifique a necessidade de um isolamento acústico no local. Outros pontos a serem considerados: facilidade para passagem de cabos de som e entrada de equipamentos, sistema de sonorização e banheiros para as equipes de montagem e banda.

 

- CAMARIM E ESPAÇO DE PRODUÇÃO: Se você vai precisar montar estes dois espaços no seu evento, deverá avaliar de antemão se o local irá permitir. Para a montagem de um camarim você precisará de uma sala mais reservada, bem ventilada ou com um bom ar condicionado (conforto térmico), boa iluminação, banheiro privativo em excelentes condições de higiene, espelhos, mesas e cadeiras.

 

- PALCO: Esta dica é somente para aqueles que precisarão montar uma estrutura de palco, caso o evento conte com show ou outro tipo de apresentação. Você precisará apurar se o espaço que irá contratar atende às necessidades exigidas para a montagem: dimensões mínimas, altura, suportes para cenário, iluminação e sistema de som. Não se esqueça de conferir também a infraestrutura elétrica: quantidade de tomadas, voltagem (110v ou 220v), cabos, localização de interruptores, transformadores e equipamentos de segurança.

 

Não esqueça de mais um ponto muito importante que é escolher um local que seja a CARA DO SEU PÚBLICO. Não adianta promover um evento de música erudita em uma casa noturna super badalada. Local é público devem estar ligados e você também!

 

AGORA É SÓ CURTIR A FESTA: SEU EVENTO TEM A SEGURANÇA E CONFORTO NECESSÁRIOS!

 

Augusto Cesar tem MBA em Cerimonial, Protocolo e Etiqueta em Eventos Institucionais (www.augustolima.com.br), professor da UEPA para o curso de Secretariado Executivo Trilíngue, Chefe do Cerimonial da UFRA e Mestre de Cerimônias. CV: http://lattes.cnpq.br/4932785716921679