VISITA PRECURSORA: O SUCESSO DO SEU EVENTO COMEÇA AQUI!

Quando eu trabalhava no Cerimonial da Governadoria do Estado do Pará, sempre que o governo promovia um evento ou era convidado, tanto o cerimonial como a Casa Militar da Governadoria, faziam uma “VISITA PRECURSORA” no local do evento para avaliar o local, logística e infraestrutura para a realização daquele evento. Aprendi muito também, observando como trabalhava a equipe precursora dos presidentes Fernando Henrique e do Lula quando os mesmos visitavam o Pará e eu era responsável pelo cerimonial da governadoria. Esse aprendizado vou compartilhar com vocês neste artigo.   Agora, como empreendedor e especialista em eventos, vejo que empresas de eventos e muitos assessores e cerimonialistas, não dão a devida importância a esta etapa importante e vital na execução de um evento. Os mesmos, muitas vezes, vão para a execução do evento sem conhecerem nada do local. Alguns enviam sua equipe com o layout em mãos e delegam aos mesmos a montagem do evento de acordo com seu pensamento. A possibilidade de algo dar errado é enorme e provavelmente não haverá uma margem de tempo de segurança para consertar o que acontecer de errado.   Vamos lá. Sair de um evento que foi maravilhoso, onde o buffet estava perfeito, música boa, decoração deslumbrante e o atendimento impecável, faz parte da avaliação dos convidados.    Para o assessor de evento e para os cerimonialistas, a avaliação é bem mais complexa. Ele precisa se preocupar muito além do que se vê e experimenta. Ele precisa conhecer no detalhe tudo, mas tudo mesmo, incluindo a estrutura técnica do local.    Uma VISITA PRECURSORA precisa ser considerada tão importante quanto o controle financeiro do evento. Mas nem sempre isso é levado tão a sério. Para facilitar a vida daqueles que trabalham com eventos (assessores, cerimonialistas e fornecedores) listo abaixo os itens que considero importantes no momento de realizar a visita precursora no local de eventos. Óbvio que para cada evento esta visita terá mais ou menos itens. Fica a critério de cada profissional.   VISITA AO LOCAL DO EVENTO: A falta de tempo e a correria do dia-a- dia é um dos principais fatores que atrapalham uma boa visita precursora.  Mas não se iluda, é imprescindível que seja feito uma visita ao local e não assine o contrato simplesmente olhando fotos de divulgação. Estando no local, será possível observar o que o Procon considera essencial para a segurança de um evento.    SAÍDAS DE EMERGÊNCIA: Deve-se observar os pontos de saída de emergência. Verifique se as portas das saídas abrem para fora (o caso da boate Kiss ainda está na memória de todos).   EXTINTOR DE INCÊNDIO: Há muitas casas que têm o espaço reservado para o extintor, mas ele não está lá. É importante que ele esteja posicionado ao alcance das pessoas que estão na festa.    LICENÇAS: Imagine se no dia de seu evento, a Prefeitura resolve visitar a casa e fecha por falta de licença. Bom, para evitar isso, é simples. Peça para a casa o alvará concedido pela Prefeitura da cidade e o certificado de vistoria do Corpo de Bombeiros atualizado. Na verdade, na precursora, o responsável pela casa, já deveria lhe mostrar, mas se isso não acontecer, você pode pedir para ver os papéis e se para se sentir mais seguro, você quiser uma cópia dos papéis, não exite em pedir.    SEGURANÇA: Preze pela segurança dos seus convidados até mesmo antes dele chegar ao local do evento. Investigue se o bairro possui uma estatística alta de número de assaltos ou roubos de veículos. A segurança do local também é composta pela equipe que ficará responsável pelo público durante o evento, então é importante que você saiba se a casa fornece agentes de segurança, se eles são devidamente preparados e se a empresa contratada pela casa tem certificação exigida.   ACESSIBILIDADE: Cheque o grau de acessibilidade dos portadores de deficiência física ao local. Verifique se os elevadores (se houver) são adaptados. Exija que tenha rampas de acesso. Observe a quantidade e localização de banheiros adaptados. Lembre-se também que, como medida de segurança, público e equipamentos não se misturam. Avalie se o local possui espaço exclusivo para carga e descarga próximo ao palco e se a montagem não vai interferir na circulação dos convidados.    BANHEIROS: Ao visitar o espaço antes da contratação, verifique se os banheiros estão em boas condições de uso. O número precisa atender confortavelmente o seu público. Verifique se é oferecido serviços de limpeza durante todo o evento. Cheque se tudo funciona perfeitamente. Caso o local não preencha estes requisitos, mas mesmo assim, esse é o melhor local para seu evento, você pode optar por alugar banheiros químicos e contratar um serviço externo de limpeza.   ACÚSTICA: Mesmo contratando uma boa empresa de som, você precisa verificar se o ambiente possui uma boa acústica. Além disso, se o local for fechado e houver banda no seu evento, verifique a necessidade de um isolamento acústico no local. Verifique a facilidade para passagem de cabos de som e entrada de equipamentos, sistema de sonorização. Se no evento tiver mais de um ambiente, com propostas diferentes, verifique se o som de um ambiente não invadirá o outro. Isso você pode verificar numa data em que a casa estiver funcionando.   CAMARIM E BACKSTAGE: Itens importante para avaliar no Camarim: a sala precisa ser mais reservada? É adequada ao numero de pessoas circulantes? É bem ventilada ou com um bom ar?   PALCO: Se em seu evento será utilizado o palco, os itens importantes a serem observados são: dimensões mínimas; altura; suportes para cenário; iluminação e sistema de som; quantidade de tomadas; voltagem (110v ou 220v); cabos; localização de interruptores; transformadores; equipamentos de segurança;   HORÁRIOS: Entenda quais são os horários de acesso ao local do evento como: Que horas seus fornecedores poderão começar a montage? Até que horas pode ser a desmontagem? Há cobrança de hora extra ou não? Verifique também se há restrições com volume do som durante horário do evento, especialmente durante a noite.    FORNECEDORES: Há locais que têm seus fornecedores exclusivos, outros não, então no ato da visita precursora, questione sobre esse assunto e até onde há abertura para você escolher seus próprios fornecedores. Caso não haja abertura e você quer mesmo realizar seu evento no local, marque a próxima precursora ao local com todos eles juntos. Alinhe as expectativas e suas necessidades e conheça as dificuldades técnicas também dos fornecedores.   Realizar uma visita precursora requer atenção, conhecimento profundo da tipologia de eventos, alto nível de detalhe e grande responsabilidade. Se você levar em consideração as orientações que listei, você será capaz de realizar uma visita precursora perfeita, contemplando as principais informações para um evento seguro à todas as partes: convidados, produtores, clientes e fornecedores.   PRECURSORA: QUEM SE ESMERA NO PLANEJAMENTO, DESCANSA NA EXECUÇÃO!

Em 20/03/2015 - 14:19:45