Prestando consultoria e assessoria a empresas e instituições no planejamento e organização de eventos corporativos, empresariais e públicos, observo dúvidas sobre o que é um patrocinador, apoiador, promotor de eventos entre outros atores. Já que essa dúvida persiste e o desconhecimento do que é cada um, vou discorrer de forma resumida, sobre esses atores que atuam nesta peça de teatro chamada EVENTO e que contribuem para transformar os sonhos dos clientes em realidade.

 

Quando participamos de um evento, já chegamos com tudo pronto e acabado. Observamos pessoas trabalhando na secretaria executiva, no receptivo, recepcionistas bem posicionadas e uma estrutura de apoio condizente com o evento.

 

Na abertura do mesmo é fácil identificar o ANFITRIÃO, mas saibam que tem muito mais pessoas que trabalharam para que o mesmo acontecesse. E cada uma dessas atividades pode ser um nicho de mercado a ser trabalhado. Isso gera emprego e renda para muitos.

A ficha técnica de um evento pode ser resumida em uma única linha, quando uma única pessoa faz tudo acontecer. Essa condição, no entanto, não é a mais comum. A organização de qualquer evento, mesmo os menores, conta com a participação e o trabalho de mais de uma pessoa. Normalmente, muita gente. Vamos conhecer quem é quem dependendo do tamanho e da tipologia do evento:

 

O IDEALIZADOR -
A concepção do evento e o seu planejamento inicial caracterizam o idealizador. De uma forma simplificada, podemos dizer que o idealizador é aquele que apresenta o PROJETO do evento. Não apenas quem tem a ideia, mas a pessoa ou a entidade que formata a ideia, filtrando absurdos e descrevendo público alvo, objetivos, previsão de custos, previsão de resultados, benefícios para os promotores, para os patrocinadores e para os participantes.

 

O PROMOTOR -
O promotor do evento é a pessoa ou entidade que “COMPRA” a ideia do idealizador. E assume daí para frente, todos os riscos e todos os benefícios. O promotor pode, e é até comum que aconteça dividir esses riscos e benefícios com outras entidades, mas, intrinsecamente, o risco é todo dele. O promotor é o dono do evento. É a pessoa ou a entidade que toma as decisões fundamentais. É a pessoa ou entidade que responde, financeira e juridicamente pelos resultados ou consequências do evento.

 

ORGANIZADOR -
Organizar um evento consiste em dar forma aos acontecimentos. Fazer uma definição no que diz respeito ao quanto, como e por quem devem ser feitas. Ao organizador do evento cabe o trabalho de dar detalhamento ao projeto do evento.

 

PRODUTOR -
A produção do evento é responsável pela execução daquilo que ficou definido pelo organizador. É o produtor (ou a entidade responsável pela produção) que toma as providências, faz compras, contrata serviços, enfim, materializa o evento, naquilo que diz respeito à estrutura física. O produtor é, em última análise, o responsável pela materialização do evento.

 

PATROCINADOR -
O patrocínio se caracteriza pela “COMPRA” do direito de veiculação de um produto, de uma marca ou de uma ideia, associado à realização de um determinado grupo. O pagamento é feito em dinheiro, cujo promotor utiliza da maneira que achar conveniente.

 

APOIADOR -
O apoio é frequentemente confundido com patrocínio. Ambos, Apoiador e Patrocinador contribuem para que o evento seja realizado, mas existe uma diferença importante: o patrocinador contribui em dinheiro, que o promotor usa como bem entender. Já o apoiador contribui com produtos (mercadorias e serviços) que sejam utilizados no evento. Atualmente existe uma corrente formada por grandes empresas nacionais e multinacionais, que entendem que, se estão participando com produtos ou serviços, esses constituem dinheiro que vão disponibilizar para a realização do evento na forma de produtos e serviços. Como não existe uma lei que imponha um nome, esses grandes apoiadores só participam se forem como patrocinador (mesmo disponibilizando somente produtos e serviços), que agrega mais valor e tem destaque na veiculação de sua marca nas mídias e folheteria do evento. 

 

Por exemplo, uma companhia aérea pode apoiar um evento fornecendo passagens para os protagonistas (palestrantes, convidados...) ou patrocinar o mesmo evento, pagando em dinheiro que será utilizado onde e como o promotor considerar mais interessantes.

 

O resultado, para a pessoa que apoia ou patrocina um evento é muito semelhante. Para o Promotor do Evento, no entanto a diferença é muito importante: enquanto o apoio viabiliza a realização daquele evento em especial, o patrocínio viabiliza a realização de tudo o que o promotor faz inclusive outros projetos, porque é uma contribuição mais ampla e pode ser considerado como um resultado financeiro do evento.

 

Muitas das vezes, vemos uma única figura agindo como Idealizador, Promotor e Organizador do evento, mas saibam que isso não é regra. O que falta ainda no mercado de eventos do nosso estado, é a profissionalização dessas etapas e a conscientização, tanto de clientes como daqueles que trabalham com eventos, que dividir responsabilidades contribui para o sucesso do evento e fidelização de sua marca no mercado.

 

RESUMINDO: CADA QUAL NO SEU QUADRADO.